Reuniones buenas

Parece la misión más difícil del mundo, hasta una utopía, estamos acostumbrados a que en casi todo escenario una reunión tenga una frecuente sensación de pérdida de tiempo e improductividad. Sin embargo, como participantes u organizadores de una reunión podemos producir el efecto y el resultado contrario y convirtiendo a esas largas sesiones aburridas en buenas reuniones.

En la búsqueda de nuestra reunión productiva, debemos iniciar diciendo, que toda reunión realmente comienza mucho antes del encuentro, ya que antes de reunirse hay un elemento que debe estar claro y transparente como el agua: el objetivo de la reunión. Por donde debe comenzar toda reunión es por establecer el objetivo preciso y específico para hacerla y determinar cuáles son los temas pertinentes a ese objetivo. Si no hay un objetivo, no hay que reunirse.

Naturalmente, ahora prosigue la planificación. Elegir una hora y un día, establecer a conciencia el momento idóneo dentro del calendario para que se produzca este encuentro y que sea apropiado para la mayoría, convocar con tiempo suficiente y hacerlo de una manera directa y si es posible especial; y por último, preparar el espacio para que invite a la acogida y al diálogo.

Es fundamental conocer las personas e integrantes involucrados en esta  reunión, ya que alguien que no tiene participación en lo que se va a tratar, simplemente no tiene porqué estar ahí, suena duro, pero es así. Calcular muy bien la duración de la reunión, pero un cálculo sensato, ni escaso ni excesivo. Para que una reunión sea eficaz, no debería exceder de una hora y media, lo ideal una hora. Más allá de este tiempo, la atención y participación de los asistentes irá decreciendo. Es importante definir los tiempos de intervención de cada asistente para calcular bien el tiempo necesario de reunión y respetarlo. Cuidar de no dar turnos a las mismas personas, dejando fuera quienes no han tomando la palabra.

Una vez en el desarrollo, para logra una reunión eficaz, debemos tener en cuenta que al igual que en mercadeo, aquí, la presentación es todo, al final tu actitud y tu control sobre el sano desarrollo de los temas y el abordaje de las ideas será el mayor condicionante sobre la productividad tuya y de los demás. La actitud, el tono, la objetividad y la empatía con la que inundes el espacio, con la que asumas el encuentro, ligado con la pericia y la seriedad con la que te manejes es, en definitiva, el factor decisivo entre la productividad o la pérdida de tiempo, te toque moderar o participar en todo momento tu actitud cuenta.

Debe en toda reunión elaborarse un acta y se debe designar alguien para tomar nota; alguien que la redacte. Igualmente, todos los participantes deberían tomar notas durante una reunión, apuntar las tareas que tiene asignadas para que, una vez finalizada, puedan planificar la ejecución de las mismas.

El cierre en términos de productividad es la fase más importante. Es el momento de definir acciones, los responsables de cada una de ellas y los plazos de ejecución, reservar tiempo para preguntas en este momento y procurar que al final el ambiente de despedida sea armonioso y gratificante, decía mi abuelo “es mejor dejar la gente con un poco de ganas y no hastiada”. Todos estos pequeños detalles son los que nos pueden conducir al logro de una reunión buena, es posible comencemos a mejorar el diseño para alcanzar reuniones buenas.

Psicóloga 

Marzo 2015.